一、公文的格式及要求

�。ㄒ唬┬姓�公文的基本格式

公文格式結(jié)構(gòu)可分為文頭、行文、文尾三要素。

文頭部分：

——公文格式代碼，又稱(chēng)文件檢索代碼。

——份號(hào)即公文編號(hào)。

——秘密等級(jí)，分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

——緊急程度，分“特急”、“急件”兩等。

※緊急程度的確定不是根據(jù)辦事人員的要求，而是根據(jù)文件實(shí)現(xiàn)要求確定的。以往的情況有不適當(dāng)?shù)牡胤健?/P>

——文件名稱(chēng)，即公文名稱(chēng)。

——發(fā)文寫(xiě)號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分，如“桂食藥監(jiān)發(fā)〔2005〕×××號(hào)”。

——簽發(fā)人，一般供上行文用，與發(fā)文字號(hào)在同一行上。

※上報(bào)文件的簽發(fā)人必須是機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。

2、行文部分：也稱(chēng)正文部分。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間、印章、附注等。

——標(biāo)題。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部分組成。

如《廣西壯族自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于開(kāi)展2005年藥品專(zhuān)項(xiàng)整治工作的通知》這一公文標(biāo)題中，“廣西壯族自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局”就是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于開(kāi)展2005年藥品專(zhuān)項(xiàng)整治工作”就是事由，“通知”就是文種。

※目前出現(xiàn)的問(wèn)題通常是：（1）沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)；（2）標(biāo)題不完整；（3）制作不規(guī)范，如“關(guān)于不批準(zhǔn)……”；（4）文種不相稱(chēng)。

——主承送機(jī)關(guān)。

標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，要寫(xiě)明其全稱(chēng)、規(guī)范性簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)。

※上行文的主送機(jī)關(guān)，特別是請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)，一般只寫(xiě)一個(gè)，對(duì)需要同時(shí)報(bào)送的另一個(gè)或數(shù)個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，可以用抄報(bào)的形式。

※下行文的主送機(jī)關(guān)，可以有一個(gè)或數(shù)個(gè)，如對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的回復(fù)，主送機(jī)關(guān)就是那個(gè)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)；而上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的普發(fā)性文件，主送機(jī)關(guān)則有數(shù)個(gè)，甚至包括下屬所有機(jī)關(guān)，在這種情況下，主送機(jī)關(guān)常常使用泛稱(chēng)。

——正文，一般分為開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分。

——附件，可分為兩類(lèi)：

一類(lèi)是對(duì)正文起補(bǔ)充說(shuō)明或印證參考作用的，附在正文之后。

另一類(lèi)是借助公文(如命令、通知、報(bào)告等)頒發(fā)的規(guī)章制度以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)(或轉(zhuǎn)發(fā))的文件，直接附印在正文后面。

——發(fā)文機(jī)關(guān)，是公文的法定作者。

——成文時(shí)間，指文件形成的時(shí)間，。

※成文時(shí)間不是行文的時(shí)間，而是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)間。

——印章，是公文正式成文的標(biāo)志。

——附注，用以說(shuō)明公文中其他項(xiàng)目無(wú)法說(shuō)明的各項(xiàng)事項(xiàng)。

文尾部分：包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)標(biāo)記等。

——主題詞。

——抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)，抄報(bào)機(jī)關(guān)在上，抄送機(jī)關(guān)在下，名稱(chēng)要使用全稱(chēng)或規(guī)范性簡(jiǎn)稱(chēng)。

——印發(fā)標(biāo)記。

（三）公文寫(xiě)作要點(diǎn)

1、正文事項(xiàng)：內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出層義，或用小標(biāo)題或用句子表達(dá)。

（1）并列式。常見(jiàn)。一般寫(xiě)的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無(wú)緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說(shuō)明主旨服務(wù)。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類(lèi)推。

（2）遞進(jìn)式。一般寫(xiě)的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過(guò)程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說(shuō)明問(wèn)題。在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

（四）行政公文的語(yǔ)言

公文寫(xiě)作語(yǔ)言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。

公文語(yǔ)言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀(guān)實(shí)際需要，二要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語(yǔ)言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語(yǔ)，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用形象和描繪性詞語(yǔ)和口語(yǔ)，不用方言土語(yǔ)，十分規(guī)范。

二、主要公文的寫(xiě)作

（一）請(qǐng)示

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：請(qǐng)求指示性請(qǐng)示；請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示；請(qǐng)示批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。

寫(xiě)作要點(diǎn)

（1）主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。每件請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。

（2）正文部分

1）開(kāi)頭，主要交代請(qǐng)示的緣由。原因要講得客觀(guān)、具體、簡(jiǎn)明；理由要闡述得合理、充分、條理。

2）主體，主要說(shuō)明請(qǐng)求事項(xiàng)。

——內(nèi)容要單一。所謂“一事一報(bào)”，就是一件事一個(gè)請(qǐng)示，實(shí)際上，一件事中可以包含多個(gè)請(qǐng)求事項(xiàng)。

——請(qǐng)示事項(xiàng)要寫(xiě)的具體、明確、條項(xiàng)清楚、不超出審批機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍。

——緣由、事實(shí)、根據(jù)、請(qǐng)示事項(xiàng)要有合理、嚴(yán)密的邏輯性，表達(dá)時(shí)要有層次性，復(fù)雜的還要注意事件發(fā)展、邏輯結(jié)構(gòu)、因果等遞進(jìn)性。分層分項(xiàng)寫(xiě)清具體要求并說(shuō)透理由，提出充足的事實(shí)和根據(jù)；處理意見(jiàn)要合法、合情、合理、合度，既要符合實(shí)際情況需要，也要切實(shí)可行，具有可操作性，有利于上級(jí)機(jī)關(guān)的決斷和批復(fù)。

——結(jié)語(yǔ)，習(xí)慣用語(yǔ)一般有“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)（批示、批復(fù)）”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門(mén)研究執(zhí)行”等。

※常見(jiàn)的問(wèn)題是：A.緣由不清楚、詳略不當(dāng)，沒(méi)有抓住問(wèn)題的要害；B.理由不充分，或者過(guò)于狹窄，或者缺少必要有力的事實(shí)、數(shù)據(jù)、根據(jù)的支撐；C.根據(jù)不足、特別是缺乏強(qiáng)有力的根據(jù)。關(guān)鍵的事實(shí)、重要的時(shí)間、必要的數(shù)據(jù)、充分的根據(jù)（特別是相關(guān)的法律法規(guī)或領(lǐng)導(dǎo)指示、批示）是組成的要素；D.緣由、根據(jù)、請(qǐng)求事項(xiàng)雜糅，顛三倒四、翻來(lái)覆去，不得要領(lǐng)，E. 結(jié)語(yǔ)表達(dá)不當(dāng)，如已經(jīng)是十分具體、明確的請(qǐng)示，還要寫(xiě)上“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)予批準(zhǔn)（批示、批復(fù)）”。F.邏輯混亂、層次不清、請(qǐng)求是想表達(dá)不清晰、明確、準(zhǔn)確。

（二）批復(fù)

1、根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，批復(fù)可分為兩類(lèi)：

一類(lèi)是審批性批復(fù)。

一類(lèi)是指示性批復(fù)。

2、批復(fù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

批復(fù)由首部、正文和尾部三部分組成。

（1）首部。包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

——標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、批復(fù)事項(xiàng)、行文對(duì)象和文種構(gòu)成；一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成；第三種是由事由和文種構(gòu)成；第四種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。

——主送機(jī)關(guān)。

（2）正文。

——開(kāi)頭。首先點(diǎn)明批復(fù)的下級(jí)機(jī)關(guān)并寫(xiě)明來(lái)文日期、標(biāo)題和文號(hào)，以交代批復(fù)的根據(jù)。

——主體。主要說(shuō)明批復(fù)事項(xiàng)，針對(duì)“請(qǐng)示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復(fù)或具體的指示，一般不進(jìn)行議論。

（3）結(jié)語(yǔ)。一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語(yǔ)。

（4）尾部。

※撰寫(xiě)批復(fù)應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）注意行文的針對(duì)性。下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。

（2）批復(fù)的觀(guān)點(diǎn)要明確。無(wú)論審批性批復(fù)還是指示性批復(fù)，態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)所遵循。

（3）批復(fù)要及時(shí)，否則就會(huì)貽誤工作，甚至?xí)�造成重大損失。

（4）批復(fù)的行文要言簡(jiǎn)意賅、言止意盡，莊重周?chē)?yán)，充分體現(xiàn)批復(fù)的權(quán)威性。

（三）報(bào)告

（1）綜合性報(bào)告，或稱(chēng)總結(jié)性報(bào)告。報(bào)告要用事實(shí)說(shuō)話(huà)，以敘述為主，敘議結(jié)合。

——情況簡(jiǎn)述：工作時(shí)間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。這種開(kāi)頭稱(chēng)為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說(shuō)明式（用“為了…”）等。

——成績(jī)做法：簡(jiǎn)要敘述一下工作過(guò)程。成績(jī)常常通過(guò)數(shù)字、比較、事實(shí)來(lái)表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。

——經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：要有觀(guān)點(diǎn)、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。

——今后計(jì)劃。

（2）專(zhuān)題性報(bào)告正文一般寫(xiě)法：　　

——概述情況。

——說(shuō)明理由、做法和反映。

——提出意見(jiàn)。

（四）工作總結(jié)

1、工作總結(jié)可以大體分為：全面總結(jié)、專(zhuān)題總結(jié)、個(gè)人總結(jié)三類(lèi)。

2、總結(jié)的結(jié)構(gòu)

（1）標(biāo)題。由總結(jié)的單位、時(shí)間、內(nèi)容或種類(lèi)組成。如《市場(chǎng)監(jiān)督處GSP認(rèn)證工作總結(jié)》、《稽查處2005年藥品專(zhuān)項(xiàng)整治工作總結(jié)》，也可以省略其中一部分，如：毛澤東的《關(guān)于打退第二次反共高潮的總結(jié)》，其標(biāo)題不僅省略了總結(jié)的單位名稱(chēng)，也省略了時(shí)限。

總結(jié)的標(biāo)題根據(jù)中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向來(lái)定�？偨Y(jié)標(biāo)題有單標(biāo)題，也有雙標(biāo)題。雙標(biāo)題就是分正副標(biāo)題。正標(biāo)題往往是揭示主題——即所需總結(jié)提煉的東西；副標(biāo)題往往指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時(shí)間等。例如：

監(jiān)督促進(jìn)兩手抓，上下聯(lián)動(dòng)結(jié)碩果

——××縣分局二○○五年農(nóng)村“兩網(wǎng)”建設(shè)工作總結(jié)

（2）前言，其目的在于讓讀者對(duì)總結(jié)的全貌有一個(gè)概括的了解、為閱讀、理解全篇打下基礎(chǔ)。

（3）正文。要中心突出，重點(diǎn)明確、闡述透徹、邏輯性強(qiáng)、使人信。

正文的基本內(nèi)容是做法和體會(huì)、成績(jī)和缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

——成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)。一般寫(xiě)法有二。一是寫(xiě)出做法；二是“寓經(jīng)驗(yàn)于做法之中”。

——存在的問(wèn)題和教訓(xùn)。要堅(jiān)持辯論法，堅(jiān)持一分為二的兩點(diǎn)論，既看到成績(jī)又看到存在的問(wèn)題，分清主流和枝節(jié)。

寫(xiě)存在的問(wèn)題與教訓(xùn)要中肯、恰當(dāng)、實(shí)事求是。

——結(jié)尾一般寫(xiě)今后努力的方向，或者寫(xiě)今后的打算。這部分要精煉、簡(jiǎn)潔。

※報(bào)告、總結(jié)中的材料的選擇、處理

（1）材料選擇的標(biāo)準(zhǔn)、范圍、要求

——標(biāo)準(zhǔn)：效能原則。

——范圍：服務(wù)主題。

——要求：直接有力。

（2）材料處理要點(diǎn)

——取舍

——?dú)w納與剪裁

——修飾與補(bǔ)充

（3）材料的運(yùn)用

——詳略服務(wù)于目的，取舍服務(wù)于內(nèi)容，長(zhǎng)短服務(wù)于需要。

（五）通知

通知一般可分為五種：

一是指示性通知。

二是批示性通知，又稱(chēng)轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

三是周知性通知。

四是會(huì)議通知。

五是任免通知。

3、通知的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。

（六）公函

1、公函可以從不同角度分類(lèi)：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。

發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。

復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

2、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

（1）正文。

——開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。

——主體。主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

——結(jié)尾。

——結(jié)語(yǔ)。

※撰寫(xiě)函件應(yīng)注意的問(wèn)題

函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

三、公文寫(xiě)作的邏輯性問(wèn)題

（一）公文寫(xiě)作的邏輯

1、重視邏輯問(wèn)題，學(xué)會(huì)思考和構(gòu)架

公文構(gòu)思是一個(gè)非常復(fù)雜的思維過(guò)程，是一種創(chuàng)造性的復(fù)合性腦力勞動(dòng)，既有分析、綜合，又有歸納、概括，但總體上是一個(gè)由大到小，由簡(jiǎn)到繁，由形式到內(nèi)容的思考過(guò)程。一般是由粗到細(xì)，由抽象到具體，由標(biāo)題到觀(guān)點(diǎn)，由觀(guān)點(diǎn)到材料這樣一個(gè)逐步完善的過(guò)程。在這一過(guò)程中，掌握其內(nèi)在規(guī)律，學(xué)會(huì)思考問(wèn)題的方法十分重要。

邏輯構(gòu)思是分層次的，不僅大的部分按照是什么，怎么樣，為什么，怎么辦去思考；問(wèn)題闡述、層次區(qū)分和語(yǔ)言表述也要按照這幾個(gè)部分構(gòu)思，層層深入，順理成章。

2、邏輯構(gòu)思要講究順序

正常順序是先明確“是什么”，再講“怎么樣”，再講“為什么”，最后講“怎么辦”。

3、邏輯構(gòu)思還要講究重點(diǎn)

公文中，總體設(shè)計(jì)都是由一些單元塊組成的，都離不開(kāi)邏輯構(gòu)思問(wèn)題，比如其中的“情況、特點(diǎn)、問(wèn)題”回答的是“是什么”；“成績(jī)、收獲、做法”回答的是“怎么樣”；“原因、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)”回答的是“為什么”；“措施、希望、要求、號(hào)召”等回答的是“怎么辦”。

這幾個(gè)問(wèn)題不能平均用力，而是根據(jù)內(nèi)容的不同要求有所側(cè)重。

如果是經(jīng)驗(yàn)材料，“怎么樣”要講實(shí)，“為什么”要講深講透，少講“是什么”和“怎么辦”；

如果是通報(bào)，則要多講“是什么”，精講“為什么”和“怎么辦”。

（二）公文寫(xiě)作的“三段論”

公文基本上都屬于議論文的范疇。一篇公文是否成功，主要應(yīng)該看對(duì)以上三個(gè)基本問(wèn)題回答得怎么樣，其中特別要研究和回答好“怎么辦”的問(wèn)題。

1、實(shí)事求是地回答“為什么”的問(wèn)題，深刻闡明制發(fā)公文的必要性和基本前提

“為什么”就是要回答清楚事物的性質(zhì)，或者講概念，或者講做法，或者講特點(diǎn)，或者講問(wèn)題，都要清楚明白，使受文者知其然，又知其所以然。

對(duì)“為什么”的問(wèn)題，要力圖把緣由、事實(shí)情況講足、講透、講到位。這樣做也是由公文的性質(zhì)及其所論述的問(wèn)題決定的。

2、言簡(jiǎn)意賅地指出“是什么”的問(wèn)題，闡明事情的本質(zhì)、現(xiàn)狀和基本的含義與內(nèi)容。

這部分的內(nèi)容必須闡述精當(dāng)、定義準(zhǔn)確、切中要害。

3、重點(diǎn)研究好“怎么辦”的問(wèn)題，實(shí)事求是地回答“怎么辦”的問(wèn)題，是公文的重點(diǎn)和閃光的部分。